‘Kun jij bij ons op kantoor een gesprek begeleiden? We hebben ‘gedoe’. Tijdens een werkoverleg liepen de gemoederen hoog op. Er blijken over en weer veel frustraties te zijn. Bij zowel ons als notarissen, maar ook bij de kandidaten, klerken en de notarieel medewerkers. We willen graag in gesprek, maar weten niet zo goed hoe zonder in dezelfde discussies te belanden’.
Al snel is mij duidelijk waar de schoen wringt. ‘Er is geen tijd.’
Mensen die mij kennen weten dat ik nooit heel uitgesproken ben over zaken. Maar dat ben ik wél als het gaat over tijd. Het argument ‘ik heb geen tijd’ is mijn beleving namelijk een kwestie van geen PRIORITEIT.
Als je als kantoor je agenda laat bepalen door anderen (cliënten, verwijzers/intermediairs, makelaars enzovoorts), dan heb je keer op keer het gevoel dat je geleefd wordt. Je hebt geen grip, geen regie. Dan is de
‘waan van de dag’ keer op keer bepalend en dat zorgt ervoor dat je steeds achter de feiten aanloopt.
Het aangeven van grenzen
Je hebt geen ruimte in je agenda om overzicht te kunnen creëren, om nu eindelijk eens te starten of verder te gaan met dat lastige dossier of die dingen te doen waarvan je weet dat je die eigenlijk zou moeten of willen doen. Begrijp me goed. Ik weet heel goed dat bepaalde dingen in het vak moeten. Als er overdrachten gepland staan op de 1e van de maand zul je moeten zorgen dat het geregeld is. Maar binnen dat kader zie ik wél mogelijkheden.
Wat dat van een ieder -dus van zowel de notarissen als het personeel- vraagt?
Dat ieder grenzen aangeeft. Grenzen in wat mogelijk en haalbaar is gezien het werk dat daarvoor moet worden verricht. En dat geldt zowel extern (naar die cliënten, verwijzers, makelaars enzovoorts) als intern binnen kantoor.
Ga in gesprek met het personeel
Vervolgens vraagt het naar mijn mening ook dat je als kantoor tussentijds gesprekken voert met medewerkers. En dat je deze gesprekken -als er tijd voor is afgestreept in de agenda- door laat gaan en niet verzet omdat er een spoedklus van een cliënt voorbij komt. Uiteraard kan dat een keer gebeuren, maar weet je: je personeel is je beste cliënt!
Als je medewerkers slecht in hun vel zitten, stralen ze dat ook uit naar cliënten. En als je niet uitkijkt worden je medewerkers op enig moment murw. Het maakt ze niet meer uit. Ze worden ziek door te lang te veel werk. Of ze verlaten je kantoor.
Als je kijkt naar de strategische agenda voor het notariaat is dus mijn tip MAAK TIJD om met elkaar in gesprek te gaan. Maak het welzijn van eenieder -van zowel de notarissen als het personeel- prioriteit. Neem zorgen serieus. Heb oog voor de mens achter de professional.
Hoe 'futureproof' is het kantoor?
Wil je als kantoor ‘futureproof’ zijn, hecht je belang aan duurzame inzetbaarheid van je personeel, wil je opvolgers overhouden en überhaupt voldoende mensen om al het werk te blijven verzetten? Geef deze mensen dan aandacht. En zorg als notaris ook vooral dat je zelf op de been blijft en niet over je eigen grenzen gaat.
- Hoe werkt dat bij jou op kantoor?
- Hoe kijk jij naar je medewerkers?
- Hoe ervaar jij dit als medewerker?
Neem gerust contact met me op als je hier vrijblijvend over wilt sparren.
Mr. T.M.E. Willemse-Swagemakers
Coach, trainer, opleider en voormalig kandidaat-notaris.
Meesterlijk Contact
