‘Ik heb niet eens tijd om een boterham te eten…’
‘Ik kom om 08.00 uur binnen op kantoor, hang mijn jas op, start mijn computer op en ga als een dolle aan de gang’, zegt de notarieel medewerkster waar ik mee in gesprek ben. Als ik heel even naast haar ga zitten en vraag ‘lukt het allemaal?’, zie ik de stress op haar gezicht. ‘Ik heb niet eens tijd om een boterham te eten of naar het toilet te gaan’. Het huilen staat haar nader dan het lachen. ‘Ik kom niet door mijn dossiers heen, geen enkel dossier loopt zoals het zou moeten; ik zie het gewoon even niet meer zitten’.
De Decemberdrukte
Iedereen kent het die in het vak werkzaam is. Als kantoorcoach in het notariaat hoor ik het overal om me heen. Uit eigen ervaring weet ik dat december extra hectisch is en dat er meer van mensen wordt gevraagd dan in andere maanden. ‘Normaal’ is dat niet erg. Maar nu wel. Op veel kantoren zijn mensen namelijk al heel lang overbelast. Een extra tandje bijzetten lukt gewoon niet meer, want dat doen ze namelijk al maanden. Zo niet jaren.
In de afgelopen jaren zijn er veel ervaren mensen het vak uitgegaan of (langdurig) ziek thuis beland. Als je de cijfers ziet die te maken hebben met ziekteverzuim is dat schrikbarend.
Wat je als kantoor kunt doen om verzuim tegen te gaan?
Op momenten dat het iets minder druk is -bijvoorbeeld in januari of februari- in gesprek gaan met het personeel. En ja, ik weet dat het mogelijk lastig is om dit in te plannen. Maar geen tijd is een kwestie van geen prioriteit
(ik schreef hier eerder een veel bekeken column over) Lees hier het artikel
En als je in gesprek gaat, voer dan een ‘met-de-voeten-op-tafel-gesprek’ met ze waarin persoonlijke ontwikkeling centraal staat. Geen functionerings- of beoordelingsgesprek waar maar 1 x per jaar op tafel komt wat er niet loopt. ‘Je hebt wel hard gewerkt, maar in dossier X had je echt alerter moeten zijn en dossier Y heb je … over het hoofd gezien.’ Op zijn zachtst gezegd werkt dit sterk demotiverend voor personeel. In het bedrijfsleven is dit echt not-done. Daar voer je met regelmaat overleg met je leidinggevende of manager en krijg je periodiek te horen wat goed gaat en wat je kunt verbeteren.
Werken in het notariaat is topsport
De lat ligt hoog op inhoudelijk vlak. Cliënten worden mondiger en willen meer. De tuchtrechtzaken stapelen zich op. Om medewerkers te behouden voor het vak en ervoor te zorgen dat ze duurzaam inzetbaar zijnen blijven, zijn dit soort persoonlijke ontwikkelgesprekken van essentieel belang.
Heb je hier als kantoor geen tijd voor (of houd je je liever bezig met de inhoud van je vak)? Huur dan een (ervaren) coach of adviseur in die in samenspraak met / voor jou dit soort gesprekken met het personeel gaat voeren. Met (wetenschappelijk) onderzoek is aangetoond dat gemiddeld 1 op de 4 hoogopgeleide professionals met succes gebruik maakt van een coach of adviseur. Dit gemiddelde staat in schril contrast tot de hoeveelheid mensen in het notariaat die zich laten bijstaan door een coach of adviseur.
Door het voeren van persoonlijke ontwikkelgesprekken door of met een ervaren coach wordt het beoefenen van de topsport in het vak weer leuk. Niet omdat de professionals die er in werkzaam zijn iets niet goed kunnen of doen. Maar juist om hen te kunnen laten excelleren in hun vak. Het inschakelen van een coach doe je niet omdat je faalt, maar omdat je -net als topsporters dat doen- het beste resultaat wilt bereiken en jezelf/je personeel steeds wilt verbeteren.
Mr. T.M.E. Willemse-Swagemakers
Coach, trainer, opleider en voormalig kandidaat-notaris.
Meesterlijk Contact
