Het nut van het voeren van een goed functioneringsgesprek

Wat is het nut van een functioneringsgesprek?

Er zijn kantoren die het jaarlijkse beoordelings- of functioneringsgesprek hebben afgeschaft en in plaats daarvan meerdere overlegmomenten per jaar inlassen. Het is goed om regelmatig gesprekken te plannen tussen werknemer en leidinggevende zodat eventuele tussentijdse dagelijkse problemen kunnen worden opgelost. Daarnaast blijft het jaarlijks voeren van een goed functioneringsgesprek belangrijk. Men kan dan evalueren, vooruitkijken en een aantal hierna te noemen zaken bespreken. Zo’n functioneringsgesprek moet wel goed worden voorbereid door zowel de werknemer als de leidinggevende.

Belangrijk voor medewerker

Een functioneringsgesprek kan om verschillende redenen nuttig zijn. Aan de ene kant zullen de prestaties en de motivatie van de werknemer aan de orde komen en hoe deze eventueel verbeterd kunnen worden. De prestaties en de motivatie hebben te maken met de volgende vragen:

– Worden de capaciteiten van de medewerker optimaal benut?
– Doet de medewerker wel de werkzaamheden die bij hem of haar passen?
– Werkt de medewerker niet onder zijn of haar niveau?

Hierbij worden ook arbeidsvoorwaarden besproken zoals een eventuele salarisverhoging of bonusregeling en de mogelijkheid om opleidingen te volgen.
Ook de werkomstandigheden kunnen een gespreksonderwerp zijn zoals praktische omstandigheden, bijvoorbeeld de werkruimte of de kantoormeubelen.  Daarnaast kunnen de onderlinge werkrelaties met collega’s en leidinggevende een rol spelen.

Informatiebron voor werkgever

Aan de andere kant is het voor de leidinggevende/werkgever van groot belang om te luisteren naar de werknemer. Vaak heeft de werknemer een goede kijk op de werkprocessen en de organisatie omdat de werkgever wat verder af staat van wat er op de werkvloer gebeurt. De ervaringen en ideeën van de werknemers kunnen voor de werkgever een belangrijke informatiebron zijn om de organisatie van het werk (deels) op te baseren. Het kan bovendien de motivatie van de werknemer verhogen als hij of zij gehoord wordt.

Competenties bepalen

Voor het beoordelen van prestaties is het handig om competenties vast te stellen. Een competentie is een combinatie van kennis, ervaring en eigenschappen die leiden tot een bepaald gedrag in een bepaalde functie. Voor iedere functie in een bepaalde bedrijfstak zijn specifieke competenties te noemen. Ook per organisatie kunnen de competenties weer verschillen.

Voor het notariaat zijn onder andere van belang: Juridische kennis en analytisch denkniveau, zelfstandigheid, uitdrukkingsvaardigheid, contactuele eigenschappen, nauwkeurigheid, werktempo, planmatigheid werk en commercieel denken.

 Voor ieder rechtsgebied binnen het notariaat zijn weer andere competenties belangrijk. Voor de medewerker in het familierecht zijn bepaalde contactuele eigenschappen zoals empathisch vermogen bijvoorbeeld belangrijker dan voor de medewerker in het onroerend goed. Deze laatste zal misschien weer wat assertiever en zakelijker moeten zijn in het contact met verwijzers en banken. Ook per functie verschillen de competenties. De kandidaat-notaris zal eerder acquirerend moeten handelen dan de secretaresse.

Hoe voer je een goed functioneringsgesprek?

Met de lijsten met competenties en de wederzijdse verwachtingen van het functioneringsgesprek kan de leidinggevende of personeelsfunctionaris een agenda en beoordelingsformulieren maken. Tijdens het gesprek kunnen leidinggevende en medewerker aangeven hoe zij de competenties beoordelen. Zoals gezegd kan het nuttig zijn de werknemer te vragen naar de situatie op de werkvloer en toekomstvisie over de organisatie. Aangegeven zal worden wat met de uitkomst van het gesprek zal worden gedaan en op welke termijn. Eventueel wordt ook een evaluatie van dit gesprek gepland.

Ook als het erg druk is op kantoor is het belangrijk om tijd te maken voor iedere werknemer. De tijd en aandacht die daaraan besteed wordt heeft tot resultaat dat werknemers meer tevreden zijn met hun baan en langer verbonden blijven aan het kantoor.