Innovatie is van een pluspunt een noodzaak geworden
Hoewel het ondertekenen van een akte nog steeds een plechtig moment is, heeft het notariaat de omslag van papier naar PDF al lang gemaakt en veel werkzaamheden succesvol geautomatiseerd. Het (nieuwe) thuiswerken en de vlucht die hacken en phishing hebben genomen stellen de sector echter voor nieuwe uitdagingen, met name op het gebied van veiligheid. Wij brachten een aantal softwareleveranciers (online) samen om over deze uitdagingen van gedachten te wisselen.
Deelnemers tafelgesprek
De toekomst van het notariaat is digitaal
Vernieuwingen in ICT vormen de belangrijkste motor van de productiviteitswinst in nagenoeg elke branche, het notariaat niet uitgezonderd. Omdat notarissen en hun medewerkers relatief veel werk moeten verzetten voor elke opdracht is investeren in ICT voor hun kantoren geen luxe maar noodzaak. Dat maakt van de notaris een jurist, een ondernemer én een IT-liefhebber. “Hoewel het notariaat als geheel misschien wel de meest geautomatiseerde branche is, kun je niet zeggen dat elke individuele notaris even enthousiast bezig is met IT, ” zegt Martin Duijs, directeur van NEXTlegal. “Die scheidingslijn loopt echter niet tussen de generaties. Het is karakter- en niet leeftijdsgebonden. Ik ken er die tegen hun pensioen aanlopen en heel goed op de hoogte zijn van de jongste ontwikkelingen en ik ken dertigers die er amper interesse voor hebben.”
Martin Duijs
“Corona heeft laten zien dat thuiswerk niets uitmaakt voor de kwaliteit van het werk”
Toegangspoorten
Volgens Hein Milius, van Software Borg Stichting, is de notaris geen softwaredeskundige. “Het gaat hem om de functionaliteit, om de meerwaarde die een investering in IT oplevert. Hoe die meerwaarde kan worden gevonden, dat moet blijken uit gesprekken tussen de notaris of een van de partners met de leveranciers, want een aparte systeembeheerder loopt er op de meeste kantoren niet rond. Een voorbeeld van zo’n toepassing die behoorlijk meerwaarde kan hebben, is bijvoorbeeld het koppelen van de telefonie-omgeving aan je notarispakket. Daarnaast moeten die gesprekken niet alleen vanuit de techniek gevoerd worden. Een goede leverancier hoort ook oog te hebben voor de cultuur en voor het gevoel dat de techniek bij zijn cliënt oproept. De digitalisering heeft bij veel notarissen zorgen opgeroepen dat ze kwetsbaarder zijn geworden voor datalekken. Het is niet zozeer de vrees dat een dossier op straat ligt maar wel dat de smartphones die medewerkers mee naar huis nemen toegangspoorten zijn voor inbraken. De coronacrisis heeft de bewustwording nog versterkt, doordat zoveel medewerkers van huis uit zijn gaan werken.”
Rob Blaas
“Sommige kantoren denken dat de kous af is als ze maar een AVG overeenkomst opstellen en ondertekenen."
Eigen codes
Voor een deel is die angst onterecht, vind Rob Blaas, sales manager bij For it All Services. “Wij zorgen ervoor dat ons private datacenter optimaal beveiligd is, zodat er van die kant niemand aan de gegevens kan komen. Voor thuiswerkende medewerkers hebben wij het zo ingericht, dat ze via een telefoon- of internetverbinding bij het portal van hun organisatie komen en daar met hun eigen codes kunnen inloggen. Hacking is onderhand een hele business geworden maar het grootste gevaar voor notariskantoren is phishing. Het is een kwestie van training en gedrag dat personeel niet reageert op dergelijke pogingen.”
Rob van Weeghel
“Alleen door te innoveren behoud je je bestaansrecht als notariaat..”
Andere risico’s
De eenzijdige focus op techniek kan het blikveld op een gevaarlijke manier versmallen, vindt Martin Duijs. “Ik ben eens op een kantoor geweest waar de notaris alleen maar oog had voor technische aspecten maar niet voor andere risico’s. Ik wees naar buiten, door de enorme ramen. Iemand die op de parkeerplaats stond kon perfect volgen wat de medewerkers aan het scherm deden. Als je kantoor een visbokaal vormt moet je ook daarvoor maatregelen nemen. Het is ook niet juist dat ik als bezoeker minutenlang het volle zicht heb op een openstaand scherm en een emailbericht dat niet voor mij bestemd is. Maar dat heeft niets te maken met de integriteit van de medewerkers. De notaris kan en moet erop vertrouwen dat zijn mensen hun werk goed doen, en dat dit niet noodzakelijk meer enkel binnen de muren van het kantoor gebeurt maar ook bij hen thuis. Corona heeft laten zien dat thuiswerk niets uitmaakt voor de kwaliteit van het werk. Ik heb de helft van mijn eigen mensen in die maanden van lockdown niet gezien. Wat ik wel miste waren de wandelgangengesprekken, het informele. En ik neem aan dat dit op notariskantoren niet anders was dan binnen een IT bedrijf.”
Bas Mathon
“Bij een Zuidaskantoor liggen de prioriteiten anders dan bij collega's in de provincie"
Addendum
Rob Blaas voegt daar aan toe dat notarissen soms onnodig in paniek raken als er eens per ongeluk een email is verstuurd naar de verkeerde geadresseerde. “Strikt genomen is dat een datalek maar de autoriteit gaat daar niet moeilijk over doen. De andere kant van de medaille is dat sommige kantoren denken dat de kous af is als ze maar een AVG overeenkomst opstellen en ondertekenen. Nee, het is en blijft de verantwoordelijkheid van het kantoor die veiligheid te handhaven. Daar lopen wij als ICT leverancier soms tegenaan. Wij hebben een zorgplicht en we informeren de notaris naar beste kunnen hoe hij zijn organisatie kan beveiligen, maar af en toe is zo’n klant eigenwijs en wil hij ons advies niet volgen. Dan kunnen wij een addendum aan onze overeenkomst met hem toevoegen. Daarin staat wat wij hebben geadviseerd en waarin hij ons niet wil volgen. Dat is geen dreigement, dat is geen manier om onder onze zorgplicht uit te komen, integendeel, maar het is wel bedoeld om duidelijkheid te scheppen én als wake-up call.”
De digitale handtekening moet worden uitgebreid met iets als een digitale ceremonie.
Hein Milius
“De digitalisering heeft bij veel notarissen zorgen opgeroepen dat ze kwetsbaarder zijn geworden voor datalekken”
Achterhaald
De Coronacrisis lijkt de noodzaak om door te investeren in nieuwe technologie alleen maar te onderstrepen, meent Hein Milius. “Ik ben het daar mee eens, maar de crisis heeft er ook voor gezorgd dat de notaris het extra druk heeft. Dat maakt het lastig voor hem voldoende tijd vrij te maken om zich in de materie te verdiepen en dan de juiste keuzes te maken,” zegt Stuart van Elsas, adviseur bij Rely & Claranet. ”Niet zelden zie je bij kantoren dat personeelsleden al wel weten wat er nodig is en de notaris zelf nog niet. Helaas kom ik soms ook nog systemen tegen die achterhaald zijn, Windows 7 dat vanuit Microsoft geen updates meer krijgt. Als je daar iets van zegt is de reactie dat het allemaal nog prima werkt.”
Verschillende werelden
Opnieuw komt de kwestie van het karakter om de hoek kijken. Maar los van een eventuele sense of urgency, zijn generieke notariskantoren misschien hoe dan ook in het nadeel tegenover specialistische? Is de notaris aan de Zuidas van Amsterdam misschien in het voordeel boven zijn collega’s in de provincie, omdat hij beschikt over én meer budget voor ICT én over specialisten in huis die de aandacht ervoor van hem overnemen? “Nee, “ antwoordt Bas Mathon, directeur van Quantaris. “Bij een Zuidaskantoor liggen de prioriteiten anders. Verslaglegging naar het Amerikaanse moederbedrijf kan daar bijvoorbeeld heel belangrijk zijn, net als de digitale communicatie onderling. Juridisch advies is bij deze organisaties het belangrijkste product, niet het opstellen van een akte. Bij een generiek notariskantoor gaat het veel meer over onroerend goed transacties, waarbij de documenten in een bijna logistiek proces heel vlot en foutloos moeten worden verwerkt. Het zijn verschillende werelden. Ik heb veel bewondering voor die zelfstandige kantoren. Voor ons als leveranciers en adviseurs heeft die kleinere omvang ook als voordeel dat we rechtstreeks zaken doen met de ondernemer, dus de notaris, en niet met iemand van ‘een’ afdeling.”
Mark Sollie
“De menselijke band tussen leverancier en klant zal alleen maar hechter en belangrijker worden ”
Vertrouwen
Volgens Mark Sollie, directeur van Sollie.Comm, zijn de uitdagingen waar de notaris voor staat in wezen niet anders dan die waar de accountant, de advocaat of de retailer zich voor geplaatst ziet. Naarmate het belang van ICT toeneemt neemt ook het belang van vertrouwen toe. “Wij zorgen voor een betrouwbare verbinding tussen het kantoor en de thuiswerkplekken van de medewerkers. De notaris moet erop vertrouwen dat de techniek werkt en dat wij weten exact wat we doen. Zonder dat vertrouwen kom je niet tot beslissingen. De menselijke band tussen leverancier en klant zal daarom volgens mij daarom alleen maar hechter en belangrijker worden de komende jaren.” Want het Windows 7 verhaal, hoe anekdotisch ook, moet verleden tijd worden. De notaris kan het zich niet langer veroorloven door te werken met software en besturingssystemen die ‘het wel doen’, simpelweg omdat ze de toegang tot innovaties afsluiten. “Wij hebben daarom bij onze klanten de thin clients door mini pc’s vervangen, omdat je alleen zo ook de stap naar officie 365 kunt maken en dus naar teams,” zegt Rob Blaas. “Je moet je klanten geleidelijk voorbereiden en in staat stellen nieuwe stappen te zetten.” Martin Duijs wijst op de eigen verantwoordelijkheid van de notaris en zijn medewerkers om de nieuwe technologie ook daadwerkelijk te gebruiken. “Ik kan een prachtige racewagen neerzetten met een dijk van een motor onder de kap, als de bestuurder mondjesmaat gas geeft zal hij de grand prix er niet mee winnen. Je moet de techniek laten doen waar ze voor bedoeld is. Als ik een hond aanschaf ga ik ook niet zelf staan blaffen.”
Stuart van Elsas
“Niet zelden zie je bij kantoren dat personeelsleden al wel weten wat er nodig is en de notaris zelf nog niet.”
Digitale versus ‘natte’ handtekening
Het notariaat is sterk geautomatiseerd, maar of het ook innovatief genoeg is, is een andere vraag. De digitale kluis was jaren geleden een interessante vernieuwing. Zijn er nog andere, meer recente innovaties? De deelnemers noemen de digitale versus de ‘natte’ handtekening. De digitale handtekening biedt bijvoorbeeld meer zekerheid dat ze echt is dan die in inkt. “Een vooruitgang, maar dan vooral voor die zakenman die geregeld iets komt ondertekenen en niet voor die man en zijn vriendin die besluiten iets voor elkaar te regelen,” vindt Martin Duijs. “Voor die groep is de ceremonie van het ondertekenen ook belangrijk, het moment waarop de notaris hen nog eens haarfijn uitlegt wát nu precies de betekenis is van die documenten die ze van een handtekening hebben voorzien. Daarom denk ik dat de digitale handtekening moet worden uitgebreid met iets als een digitale ceremonie, wil ze voor die groep ook belangrijk worden, anders kunnen ze beter dat ritje naar het notariskantoor maken.”
Gezichtsherkenning
Maar Rob van Weeghel, directeur van Nobilex, ziet ook andere innovaties, buiten het notariaat om, die niet alleen een kans maar zelfs een bedreiging vormen. “Engelse banken nemen nu al genoegen met een app die gezichtsherkenning koppelt aan een paspoort. Dat is voor die banken blijkbaar voldoende garantie dat degene die zich presenteert voor de aanvraag van een rekeningen en een bankpas die ook kan krijgen. Dergelijke innovaties zijn gevaarlijk voor het notariaat omdat ze het bestaansrecht zelf aantasten. Als de overheid op een bepaald moment besluit dat ze voor de bewijslast van een identiteit genoegen kan nemen met dergelijke technieken komt de notaris in zwaar weer. Daarom is het volgens mij van essentieel belang dat kantoren zich niet laten inhalen op technisch gebied. Het omarmen van innovatie is niet alleen een kwestie van efficiencywinst maar ook van noodzaak. En ik zie het als onze gezamenlijke taak, dus als notariaat en leveranciers, de buitenwereld hiermee een stap vóór te blijven.”
Geld besparen
Martin Duijs denkt dat het niet zo’n vaart zal lopen, “al was het maar omdat die gezichtsherkenningsapp bij tien procent van de bevolking – donker gekleurde mensen – niet werkt.” En Bas Mathon wijst op het feit dat het notariaat zijn taak op een voortreffelijke wijze vervult. “We hebben het met zijn allen prima voor elkaar. We doen het in dat opzicht beter dan waar dan ook in Europa en dat bespaart de overheid jaarlijks een hoop geld, wat niet gezegd zou zijn als we deze maatschappelijke taak aan een andere beroepsgroep zouden overlaten. Dat is het eigenlijke bestaansrecht. Maar het notariaat is daar veel te bescheiden over, het brengt het te weinig over het voetlicht.”
Positie
De notaris heeft ICT al lang geleden omarmd. Misschien zijn er hier en daar kantoren waar met verouderde hardware en software wordt gewerkt maar de achterstand is altijd relatief, nooit absoluut. De veiligheidsrisico’s worden echter met het jaar groter, net als andere externe bedreigingen. Met de opkomst van fenomenen als het HEMA testament wordt de economische positie van de notaris beetje bij beetje ondermijnd. “Als op een transactie van vijf ton voor een huis de makelaar een rekening indient van vijfduizend euro en de notaris een van amper een tiende daarvan, denk ik dat de marge van de laatste toch echt niet groot is,” concludeert Martin Duijs. Wat Rob van Weeghel zegt is dus waar: investeren in technologie is pure noodzaak, niet alleen om criminelen buiten de deur te houden en datalekken te voorkomen, niet alleen om de productiviteit op te drijven, maar ook om de continuïteit te kunnen waarborgen. Het verleden behoorde aan het papier, de toekomst van het notariaat zal volledig digitaal zijn – of niet.
IT als doel
IT Notaris is een nog jonge stichting waarbij nu al enkele tientallen kantoren zich hebben aangesloten. Ze werpt zich op als het specialisatieorgaan van alle notarissen die zich bezighouden met de intellectuele eigendomsrechten van software, zowel de registratie, overdracht als verpanding ervan. Informatietechnologie speelt nu al een bijzonder grote rol in onze maatschappij en die rol zal de komende jaren alleen nog maar groter worden. Stichting IT Notaris helpt de kantoren die zich op deze groeiende markt willen richten, op tal van manieren. IT is voor deze notarissen dus niet alleen een middel maar ook een doel. Voor meer informatie, ga naar www.it-notaris.nl
